辦公室搬遷該注意的8件事情,讓同事搬遷後不再手忙腳亂!

辦公室搬遷需要完整並妥善的移動公司大量文件📚、電腦3C用品💻、辦公物品💼…等,與普通搬家流程比起來,過程繁雜了好幾倍,畢竟辦公室搬遷可是一間公司的重大事件。那麼要如何做,才能夠加速新辦公室正常運作,讓同事進入良好的辦公狀況呢?今天這篇是PrintnPack小編經手多起辦公室搬遷後,特別整理的重點注意事項,希望您看完後可以更輕鬆、更快速的規劃好辦公室搬遷!

事先規劃與通知

由於辦公室搬遷需搬運的物品箱數非常多,一旦確認辦公室預計搬遷的日期後,最好提早2~4週以上開始規劃,可以提早準備的事項如下:

1.搬遷清單擬定

辦公室搬遷的作業規劃比一般家庭搬家還要複雜,因此最好依辦公室規模大小,提早訂定合適的搬遷作業清單,包含了搬遷時間、文件整理、隔板拆卸、人員調度、搬運動線、新辦公室物品定位圖、廢棄物處理等。

2.裝潢進度與水電確認

在訂定辦公室搬遷作業清單同時,需注意時程上務必配合新辦公室之裝潢進度,並在搬遷前1~2週提早確認水、電、網路、電話,確保能如期在搬遷前安裝完成。

3.知會新舊大樓管理員

在確定搬運時程後,最好提前3~7天知會新舊大樓管理員,由於辦公室搬遷搬運的箱數與車趟通常較多,因此需注意停車位、電梯/貨梯、搬運動線等,最好都提前與管理員確認,避免當天搬運出現意外狀況耗費時間。

4.提早清理文件與廢棄物

在搬遷前,建議至少空出1~3天,整理辦公室多年未用到的文件,以及其他堆放於儲藏空間的雜物,將新辦公室無須用到的物品提早丟棄。除了可減少搬運的箱數之外,更可以讓新辦公室整理起來更加簡單清爽!
同時需注意,每棟辦公大樓對於垃圾清運的時間與規範有所不同,提早整理不要的廢棄物,較能有充裕的時間按規定丟棄,若有垃圾車不收的物品,也可提早與搬家公司預約清運廢棄物。

 

搬遷前打包準備

辦公室搬遷與公司裡的每一個工作人員息息相關,因此在搬遷前,我們可以這樣做:

1.提早請同事打包

辦公室人員通常有分內勤與外勤,外勤人員待在辦公室時間較少,建議提早一週提醒各個同事,在搬遷日期前,預先清理個人辦公區域的物品,將不要的文件或垃圾盡早丟棄,如此一來,打包當天就能夠加快裝箱速度。

2.辦公櫥櫃、抽屜清空

在辦公室打包時需注意,不論是放置文件的櫥櫃,或是放置重要物品與小文具的辦公抽屜,所有的櫥櫃與抽屜皆需清空,除了避免物品在搬運/包裝過程中掉落、或在內部碰撞造成損壞之外,也可預防搬運途中,搬家師傅因抽屜/櫃內物品移動或翻滾,而造成重心不穩受傷的可能。

3.辦公室打包必備物品

在打包前,可以請人資單位或負責同事先備齊打包工具,例如:

  • 裝箱清單表,表格內詳載物品名稱與數量,已裝箱即可打勾
  • 足量的紙箱、氣泡袋(包裝3C與易碎物品)、透明膠帶、剪刀、小刀
  • 空白標籤、筆,可供每位同事標示名字或編號,貼在個人物品上
  • 垃圾袋、掃把與畚箕、抹布

4.打包裝箱編號

在打包時,可每人配發一個空箱,將個人物品放於箱內,並請同事在裝箱完成後,依據新辦公室配置圖,在紙箱外標示數字或英文字母,同時寫上個人姓名。這樣做可以加快搬運時的定位,搬運完成後,同事也可以快速找到自己的箱子,整理個人物品,盡早進入辦公狀態。

5.包裝電腦用品

在打包電腦主機、螢幕時,建議每一位同事將自己的電腦分成主機、螢幕、線路、鍵盤、滑鼠,分別做好保護包裝,貼上姓名或編號標籤;怕碰撞的主機、螢幕,務必另外自行以氣泡袋包裝,並將同樣的物品擺放於同一區域,將鍵盤、滑鼠裝箱,可讓電腦用品的搬運更順利。

6.物品統一擺放

在打包整理時,除了上述的標示之外,小編也建議將同類型的物品統一擺放於相同位置,如:電腦主機與電腦螢幕擺放同一區域,這樣做可以讓搬家師傅在搬運時加快處理速度;同時於箱外標註箱號位置,並請搬家公司搬運後依照箱號位置擺放,到了新辦公室後,同事也能在指定位置,依姓名標示快速找到自己的辦公物品喔!
   

其他注意事項

  1. 如有較昂貴的商用投影機、視訊會議系統、精密儀器需要搬遷,建議在搬遷前先做完整拆卸,並連同線路作縝密的保護包裝。
  2. 電腦或其他3C用品的連接線路建議可交由個人自行保管,待主機與螢幕領回後,便可自行安裝。
  3. 若原有的OA屏風隔板需搬運到新的辦公室沿用,建議預留多一天時間,讓工作人員可以進行拆卸與組裝。
  4. 在搬遷前後可進行辦公室用品補充採購,讓同事在搬遷後也能有完整文具、辦公用具可使用。
  5. 公司搬遷完成後,可以舉辦喬遷宴,為公司新址帶來人氣,同時也可聯絡客戶感情。
  6. 若是辦公室連同工廠一起搬遷,則可與搬家公司聯繫,請估價師親至現場評估,並討論實際搬運的詳細內容與價格,大心搬家公司提供各式辦公室搬遷、工廠搬遷、起重機吊卸服務,可免費到公司估價,隨時歡迎撥打免付費電話詢問:0800-280-580

看完以上注意事項,大家是否對辦公室搬遷較有頭緒了呢?由於辦公室搬遷牽涉到非常多的人、事、物,需要公司同事同心協力,加上有豐富經驗的搬家公司協助搬遷,方能以最快速的又妥善的方式完成。
小編貼心建議各個負責辦公室搬遷的人員,可以依據公司的狀況,在搬遷前做好完整規劃,並列出詳細的搬家流程表,讓整個搬遷過程更加順利、圓滿。